Ferias y encuentros profesionales en Paraguay: cómo usarlos de verdad

El calendario paraguayo de eventos profesionales es menos denso que el europeo. Es una ventaja: significa que las ocasiones que cuentan son pocas y que las personas que cuentan están casi todas ahí.

La desventaja es que esas pocas ocasiones se usan mal a menudo.

Qué tipo de eventos existen

Simplificando, se distinguen tres categorías.

Las grandes ferias sectoriales, en particular las vinculadas a la agroindustria, la ganadería y la maquinaria agrícola. Son los encuentros con la mayor concentración de decisores del país, se realizan a menudo fuera de Asunción y tienen un carácter muy operativo.

Los encuentros institucionales y camerales, organizados por asociaciones empresariales, cámaras de comercio bilaterales y representaciones diplomáticas. Volúmenes más pequeños, calidad de contacto más alta, formato generalmente de seminario.

Los eventos sectoriales especializados, en ámbitos como construcción, tecnología, alimentos, franquicias. Útiles para entender el nivel competitivo real de un nicho.

Las fechas y los programas cambian cada año y deben verificarse directamente con los organizadores: aquí interesa el método, no el calendario.

El error estándar

El error más difundido es llegar a la feria como se llegaría a una feria europea: stand, material, lista de precios y la espera de que alguien se detenga.

En un contexto en el que la relación precede a la propuesta, eso produce conversaciones corteses y ningún seguimiento. No porque el producto no interese, sino porque nadie toma una decisión con un desconocido encontrado en un pasillo.

Cómo se prepara un evento

Tres semanas antes, no tres días.

• Seleccionar. Identificar por anticipado diez o quince actores presentes con los que vale la pena hablar, y entender quién decide en cada uno.
• Agendar. Acordar las reuniones antes, por mensajería, con un pedido breve y una razón específica. Una cita agendada vale diez contactos casuales.
• Preparar el material mínimo. Una página en español con qué hacen, para quién ya lo hicieron y cómo contactarlos. El resto se manda después.
• Prever el después. El valor de una feria se genera en las dos semanas siguientes. Si el regreso a Italia coincide con tres semanas de silencio, la inversión se perdió.

El criterio de evaluación

Una feria no se juzga por los contactos recogidos. Se juzga por cuántas conversaciones continúan a los treinta días.

Con ese criterio, un evento bien preparado en Paraguay puede valer seis meses de trabajo a distancia — porque pone en el mismo lugar, en el mismo momento, a personas que de otro modo requerirían una presentación cada una.

Y un evento no preparado vale exactamente el costo del vuelo.